Alguém gosta de áudios no WhatsApp? É muito prático enviar, afinal, dá trabalho pensar e escrever um texto elucidando todos os pontos de maneira lógica, bem conectada e que faça sentido. Quando queremos explicar alguma coisa complicada rapidamente, o áudio faz todo sentido. É por isso que eu gosto de reuniões rápidas, 10 a 15 minutos, quando algo não fica claro e precisamos de uma explicação ágil.
Agora, um áudio de 60 minutos, alguém gosta?
É o que vemos muitas vezes nas reuniões. É muito prático chegar e falar, mas muitas vezes falta preparação, algum dado ou informação, e o que a pessoa fala não bate com o que ocorre no mundo real. Falta a informação X que precisa ser vista com a pessoa Y, e obviamente ela não está na reunião. Às vezes são 7-8 pessoas que precisam ouvir algo que daria para ler de forma prévia (e apontar erros lógicos, falta de informação, etc.) muito mais rapidamente. Nesses casos, as ineficiências são multiplicadas.
Além da perda de tempo em aumentar a comunicação via áudio ou comunicação escrita, outro problema ainda maior é a baixa qualidade das decisões tomadas. Quando tomamos decisões baseadas em áudio, a decisão se perde e depois de um tempo quando perguntamos “peraí, mas como foi que tomamos essa decisão” ninguém mais sabe. Geralmente é algo do tipo “ah, isso foi tomado em conjunto com a área X”, daí você vai falar com a área X e eles dizem que não foi bem assim. Nesses momentos dá vontade de jogar tudo para o alto e correr para as colinas. A verdade é que, quando tomamos decisões baseadas na fala, existe uma confusão natural e nem sempre o que se fala é igual ao que se entende.
Escrevendo podemos voltar atrás e ver exatamente o porquê a decisão X foi tomada. É somente escrevendo que vamos melhorar nossa tomada de decisão no longo prazo, e vamos poder ver se a decisão foi tomada com argumentos que fazem sentido. A Appmax só vai crescer a taxas mais altas do que o mercado se a qualidade das nossas decisões for melhor do que as dos nossos competidores. Claro que a velocidade das decisões é importante também, mas quanto mais importante é a decisão, melhor é ter ela em escrita. No final, o maior desperdício é ficar trabalhando nas coisas erradas.
A reunião ainda pode ser uma reunião, mas se um e-mail ou uma página do Notion tivessem sido enviados antes, seria muito mais produtiva. Com isso nós temos o melhor dos dois mundos, texto + fala = máximo aproveitamento.
Reuniões rápidas on the spot ainda podem ser realizadas somente em áudio. Também não tem problema marcar uma reunião para bate-papo, contanto que isso esteja claro. O problemático é quando a reunião vira um bate-papo com assuntos aleatórios, sem uma direção clara.
Devemos copiar o que dá certo e muitos exemplos mostram empresas de sucesso indo nessa direção. A Amazon baniu o PowerPoint em troca de Memos de, no máximo, 6 páginas, explicando em modo de prosa os problemas e as soluções propostas.
Quando falamos de cultura escrita, não estamos falando da criação de alguns tópicos no PowerPoint, mas, sim, da descrição do problema e da solução proposta. Dá muito mais trabalho para quem faz, mas no final é o melhor para quem lê, e acredito que para a empresa também.
Além da Amazon, a Brex, que é uma empresa de São Francisco com fundadores brasileiros que eu super admiro, também fez a mudança para uma cultura escrita.
Mesmo empresas gigantes como o maior banco dos Estados Unidos, o JPMorgan Chase, estão indo nesse caminho. Vendo uma entrevista de 2017 com o Jamie Dimon, CEO, ele fala:
Em minhas reuniões, você não fica flipando gráficos, é tudo pré-leitura. Eu espero que as pessoas façam seu tema de casa, façam a sua análise e compartilhem com as outras pessoas antes da reunião.
Mas então o que deve contar nos seus Memos? Tópicos como:
- Follow-up dos action points desde a última reunião;
- KPIs e dados de performance e análise destes pontos;
- Things to know;
- Problemas e soluções propostas;
- Decisões tomadas e justificativas.
E aí, bora tornar as reuniões mais eficientes?
Escrito por: Marcos Wecker, CEO & Co-founder Appmax
